Come si presenta il progetto di una vita

Batteria di tre segretarie regolamentari, tirate a lucido.

Erano le tre del sesto piano, quello riservato all’alta dirigenza. Fungevano da staff dell’amministratore delegato e ormai, dopo sei mesi di permanenza in quel piano, seppure come consulente, le conoscevo bene ed eravamo passati al tu amicale.

Simpatiche signore romane, come tutti quelli che lavoravano in quel palazzo d’altronde, mi aiutavano a far passare il tempo che passava lento, mentre facevo anticamera, in quel pomeriggio del ventitré dicembre, l’antivigilia di Natale.

Una delle donne rispose al telefono.

“E’ Ale. – mi disse, posando la cornetta – Dice che tra cinque minuti l’Ingegnere potrà riceverti.”

Ale era Alessandra, l’assistente personale. Una specie di incrocio tra un doberman e una bionda con tre master alla Bocconi. Probabilmente non dormiva mai, lavorava perennemente e, quando parlava, cosa che faceva di rado tra una comunicazione di servizio e l’altra, mi ricordava – non so perché – un sergente maggiore tedesco in un campo di concentramento.

Guardai l’orologio; almeno venti minuti di ritardo.

E io, naturalmente, per prudenza ero arrivato con una ventina di minuti di anticipo. Consultai nervosamente il faldone rosso, che pesava certamente non meno di una decina di chili di carte. Dentro, il mio progetto e tutta la documentazione allegata.

Ripassai mentalmente il discorso che mi ero preparato, e avevo stampato la cinquantina di slides della presentazione video, che non si sa mai non voglia vedere il file a video. Avevo in mente una relazione di circa mezzora, che riassumeva le centinaia di pagine di studio che, da luglio, avevo fatto in quella società.

Il ticchettio dei tacchi nervoso sul pavimento anticipò l’entrata di Ale, come sempre.

“Vale, oggi è una giornata di merda – mi disse mentre seguivo il suo passo militare nel corridoio verso l’Olimpo – e siamo già in ritardo con tutti gli appuntamenti. Un contrattempo dietro l’altro con quelli del Ministero e lui è incazzato nero.”

Amava metterti a tuo agio.

Ritornai nell’ufficio dell’Amministratore Delegato della società pubblica che allora si chiamava Sviluppo Italia (oggi Invitalia) e nella quale ero stato a luglio, quando ero stato convocato. Da allora, avevo lavorato come consulente per tre giorni la settimana nel sesto piano, a non più di trenta metri di distanza, separato solo dal corridoio in fondo al quale intravedevo, talora, vaga e indistinta, l’aurea di santità.

Dopo sei mesi, finalmente, avevo ottenuto un appuntamento per presentare il progetto di rilancio di una delle società del Gruppo. Mi avevano chiamato per un problema di parecchie decine di milioni di euro di aiuti di Stato, con fonti italiane e comunitarie, che potevano attivare investimenti per miliardi.

E ora, finalmente, era giunto il momento di presentare la mia idea.

Mi fece cenno di accomodarmi dall’altro lato del tavolo da riunione e diede un cenno al copioso materiale che stavo tirando fuori dal faldone e ordinando sul tavolo.

La sua voce uscì fuori dal nulla.

“Professore, Lei ha tre minuti.” – mi disse senza salutare.

Tre minuti.

Guardai il volto inespressivo del dobermann, il mio faldone bello ordinato, quindi gli occhi freddi del mio interlocutore e poi fuori dalla finestra il cielo grigio di Roma che si preparava alle feste natalizie.

Tre minuti per presentare un progetto che valeva almeno un miliardo; mi venne da ridere, ma sapevo che non scherzava affatto.
Così, conscio di aver già sprecato un patrimonio di cinque secondi, spostai la decina di chili del faldone rosso e tirai fuori il paracadute.

 

Il paracadute

Era un foglietto.

In pochi grammi, riassumeva il contenuto dei dieci chili.

Il suo nome lo rivelerò alla fine di questo articolo; per ora, vi basti sapere che quello strumento – sconosciuto ai più – mi ha salvato la vita professionale in diverse circostanze d’emergenza, come quella che sto raccontando.

Perché capita, nella vita, di essere sottoposti a situazioni di stress, molto spesso determinate dalla scarsezza del tempo a disposizione.

Alle volte per ragioni oggettive o di regolamento, come per esempio nelle dichiarazioni di voto alla Camera dei Deputati. Odiavo quelli che si facevano riprendere dal Presidente, perché sforavano i tempi, fino al punto in cui questi toglieva giustamente l’audio al microfono, con la frase di rito: “Onorevole, potrà lasciare il resto del suo discorso in copia al servizio stenografico”.

Altre volte per ragioni commerciali, come quando ti danno la parola nelle interviste televisive e ti concedono una manciata di secondi per la risposta; ritmi televisivi, li conosco bene e mi sono adeguato.

Tuttavia – siamo chiari – non c’era nessuna esigenza al mondo seria per la quale chiedermi di riassumere un lavoro di sei mesi (per il quale ero stato strapagato, compreso trasferte, vitto e alloggio a Roma) in tre minuti.

Io sapevo e lui sapeva.

La ragione era a quei livelli un misto di tre componenti; la noia, la prova e il vezzo.

La noia era dovuta al fatto che – poveraccio – quel signore lavorava più del dobermann e durante la giornata ascoltava indefesso davvero decine di relazioni, e in quegli ambienti vale un detto: i powerpoint sono tutti uguali.

La prova era un altro pezzo di spiegazione, ovviamente; voleva sapere se avevo la mentalità manageriale o quella del perditempo. Dato che il tempo era solo denaro – per lui e quelli come lui – voleva mettermi alla prova con una missione impossibile.

Il vezzo era tuttavia, in realtà, la componente principale.

A quei livelli, quando incontri Ministri e Presidenti quotidianamente, diventa costume il comportarsi in un certo modo, un codice comportamentale. Lo conoscevo molto bene. Mi rispondeva alle mail con un numero di parole che non superava le punte delle dita di una mano, qualsiasi fosse l’argomento. Per i messaggi via sms, la regola era di una sola parola, tipo: d’accordo, avanti!, oppure – semplicemente – sì o no.

Ma il top in quei mondi si raggiunge con la comunicazione in orari improbabili. Non di rado, ricevevo mail dei molti manager della società alle tre del mattino. Naturalmente, era del tutto plausibile che fossero andati con l’amante nelle ore precedenti o più probabilmente con signore prezzolate, ma era di rigore far credere al mondo che avessero passato la notte al lavoro. Non era meno stiloso il mandare messaggi il sabato pomeriggio o la domenica mattina, ma la notte continuava a mantenere un suo fascino superiore.

Conoscevo quel mondo romano e il suo pensiero, che – come racconterò in altro articolo – si riassumeva in un detto, che mi venne rivelato da un politico di lungo corso come una grande verità: andare a dormire alle quattro di notte è epico, svegliarsi alle cinque del mattino è rurale.

 

Il contadino

Per me che ho origini contadine – di cui vado fiero – è sempre stato un problema afferrare la sottile differenza che corre tra il definire ore notturne “del mattino” oppure “della notte”.

Per quale motivo e sulla base di quale fondamento scientifico – mi sono chiesto per anni – taluni dicono “alle tre del mattino” ed altri “alle quattro di notte”?

Con questi vitali dilemmi filosofici mi dibattevo per l’incredibile gioco di associazione d’idee che produce il cervello in quegli istanti, e tutte queste considerazioni mi provocavano un istantaneo e irrefrenabile moto d’ilarità, conscio del gioco al quale tutti, in quella stanza, stavamo giocando.

Per di più, mi sarebbe stato facile fare osservare che mi si elargivano con grande magnanimità tre minuti per presentare una soluzione, studiata in sei mesi, dopo che il Ministero italiano aveva perso dieci anni di tempo; e quelle risorse, in assenza di quella soluzione, sarebbero dovute essere rimborsate all’Unione Europea che ce le aveva assegnate, esattamente il trentuno di dicembre dell’anno dopo.

Dodici mesi di lavoro sull’intera Penisola e un miliardo e duecento milioni di investimenti attivabili nelle PMI, da spiegare, dopo aver perso dieci anni di tempo, in tre minuti.

Facile, ma controproducente, per il mio personale interesse, poiché – conoscendo il mio interlocutore di fama – il colloquio atteso da sei mesi si sarebbe chiuso prima ancora di cominciare.

Così, dato che sapevo era un gioco, conoscendone le regole, ho accettato di andare a vedere il piatto, slacciandomi l’orologio da polso e posandolo sul tavolo da riunione.

Andare a vedere il piatto

Ho scritto questo articolo non per un vezzo o per fare cultura – sai che roba! – sul modo di fare in certi ambienti che mi capita di frequentare, ma per lasciare uno e un solo messaggio ai lettori di questo blog, e in particolare per imprenditori e liberi professionisti.

Il messaggio è:

Non si improvvisa, mai.

Molti consulenti pensano che sia molto bello dare l’immagine di sé di persone che improvvisano; conosco persone che ritengono aumenti il loro status sociale.

Del resto, è noto a tutti il detto “genio e sregolatezza”.

Ancora oggi, vedo consulenti, docenti e formatori che ritengono di poter rispondere a domande professionali con una battuta, un consiglio, un parere volante, magari dato in una platea. Il confine, in quei casi, mancando ogni seria analisi, tra parere professionale ed emerita stupidaggine, è molto sottile.

Ma in questo articolo parlo di altro.

Vi sarà capitato di aver dedicato tempo e risorse per svolgere quell’analisi, nel vostro settore. E poi, al momento topico, vi trovate in situazioni nelle quali vi viene concesso, o perché parlate in pubblico o per la situazione – in banca, da un investitore, da un cliente, in una assemblea societaria o in un consiglio di amministrazione, in un ente pubblico e via discorrendo – di aver molto meno tempo di quello che vorreste per esporre la vostra idea.

Come si fa in quel caso?

Non si improvvisa, ci sono delle tecniche.

Gli improvvisatori

Ai nostri Corsi, facciamo salire sul palco per una intervista i nostri clienti. Lo scopo è quello di dar loro visibilità nel mondo della comunicazione ad alti livelli coi nostri ospiti.

Può essere un giornalista televisivo come Paolo Del Debbio oppure un direttore di giornale economico come Sergio Luciano. Invariabilmente, vedo gli stessi errori.

Molti, anche i migliori professionisti e imprenditori, se chiamati a parlare della propria idea di impresa o di servizio, anche se conoscono a memoria ciò di cui vengono intervistati, si perdono. Alla domanda: “insomma, in cosa consiste la tua idea?” rispondono invariabilmente con “è necessaria una premessa”. Invariabilmente, il conduttore del gioco taglia corto e ripone la domanda un paio di volte, fino a che, se non ottiene la risposta sintetica, chiude la partita e toglie la parola. Non sanno andare a vedere il piatto, perché non conoscono le regole del gioco.
Le regole del gioco, in questi esempi, sono di pochi minuti di intervista, perché sono le regole – universali – del giornalismo. Mi è capitato di vedere e sentire persone che, dopo essere stati intervistati da questi straordinari interlocutori, invece di ringraziarci per aver dato loro l’opportunità, ci hanno fatto notare di non aver potuto esporre la propria idea.

Le argomentazioni sono le solite; la mia idea è troppo importante per poterla spiegare un cinque minuti, non è possibile spiegare in così poco tempo un progetto d’impresa, non mi ha dato la possibilità di parlare, mi ha interrotto continuamente, mi ha fatto domande stupide, non mi ha permesso di spiegare nulla, il mezzo televisivo non è adatto a questo scopo, la prossima volta è meglio una relazione scritta.

Ho una notizia per voi, cari amici.

Non è il mezzo o la complessità del messaggio che non funziona.

Siete voi, che non sapete comunicare.

Comunicare, non significa parlare quanto piace a noi, ma quanto serve al destinatario per capire.

 

Non serve nessuna premessa

Anni di esperienza nel parlare in pubblico mi hanno insegnato che, quando uno afferma “occorre fare una premessa”, ottiene invariabilmente l’effetto di risultare non solo inefficace, ma odioso.

La premessa era il faldone rosso di dieci chili, ma non interessava al mio interlocutore.

Interessava, ovviamente, a me, e tanto.

Come a voi commercialisti, consulenti o imprenditori interessa parlare di voi, del vostro lavoro. E la ragione comprensibile del vostro gravissimo errore è che non si tratta solo di questo, ma di altro.

 

Noi siamo innamorati, del nostro lavoro.

 

Quindi, in quelle circostanze, in banca, in assemblea dei soci, in pubblico nella società partecipata dall’Ente Locale, sentite l’insopportabile esigenza di spiegare, documentare, far vedere, argomentare, far conoscere l’enorme lavoro che avete fatto.

Non volete soddisfare il bisogno del vostro cliente o utente, ma il vostro appagamento.

Se non riconoscete questo, siete destinati a restare nel mondo dell’ “occorre fare una premessa”. Se invece umanamente riconoscete – come me – questo bisogno psicologico, allora potete dedurre che sia una questione di metodo e strumenti.

Metodo e strumenti

I progetti aziendali – quelli seri – necessitano non di rado di lavori di giorni, settimane o mesi.

Quei lavori comportano fatica per l’imprenditore, il manager o il libero professionista. Ad esempio, nel Corso Master Bank io fornisco gli strumenti pratici per sviluppare un progetto d’azienda, valutare se fare un investimento, valutare un’impresa o un business plan.

Quegli strumenti non sono teoria, ma cose molto pratiche che vanno sotto il nome di modelli word ed excel. Alla fine di un lungo e rigoroso lavoro di analisi, non di rado il documento da presentare in riunione consta di centinaia di pagine, montando insieme i pezzi di relazione word con le tabelle dei modelli di analisi excel.

Si pone allora un problema molto pratico: si può in mezz’ora di riunione presentare un volume di duecento pagine?

Ovviamente, no.

In quei casi, servono strumenti di lavoro e un metodo ordinato di codificazione delle informazioni rilevanti. La vita di un professionista e di un imprenditore è scandita da questi – apparentemente secondari – dettagli.

In quella mezzora vi giocate la presentazione del business alla fiera internazionale o la consulenza alla società partecipata dell’Ente pubblico, della quale magari siete Revisore dei Conti.

Nel Corso annuale Master Bank fornisco non solo strumenti operativi di lavoro (modelli word ed excel) ma anche per la comunicazione del proprio lavoro. Non saper valorizzare il proprio lavoro significa, non di rado, non far conoscere un’opera d’arte. Potete aver svolto tecnicamente un lavoro eccelso, ma se non sapete parlare in pubblico – il che significa conoscere alcune tecniche professionali e precisi strumenti – allora rischiate di fare una brutta figura.

Il che può significare vanificare il lavoro e non ottenere, se siete un imprenditore, l’interesse all’entrata del socio potenziale oppure non essere chiamato da un imprenditore in sala a far consulenza nella sua impresa, se siete un libero professionista.

Prendiamo ad esempio la giornata del Corso di Master Bank in cui si parla di sistemi di rating.

In quel caso, occorre dare un giudizio su un’impresa.

 

Quanto tempo occorre per giudicare un’impresa?

Esprimere un giudizio sull’impresa comporta un’analisi di tipo finanziario (non solo economica e patrimoniale) sui bilanci storici dell’azienda.
In una delle dodici giornate del Corso Master Bank io spiego come si costruisce ed utilizza ai fini di analisi un sistema di rating sintetico. Ci sono voluti oltre quindici anni tra studio in Università e lavoro nello studio professionale, per produrre quel solo modello, testandolo su centinaia di aziende.

Il risultato del documento a disposizione dei frequentanti è un format che raggiunge, non di rado, le cento o duecento pagine di materiale. Una parte del Corso è però destinata a valorizzarne il contenuto, fornendo degli schemi per la riunione.

Ecco ad esempio il titolo dell’ottava ora di lezione di quella giornata di Master.

Per quella giornata e per quel tema, ho preparato, sulla base della mia esperienza professionale, due modelli. Il primo è quello per un’ora di presentazione.

In questo modello, ci sono schemi come questo:

Oppure schemi di analisi come questo:

Il secondo, è quello da mezz’ora di presentazione.

In questo caso, si riassumono schemi come questo:

Oppure, questo conclusivo:

Ma il messaggio di questo articolo è sapere che non si improvvisa, mai.

In questo secondo caso, si deve sapere che 30 minuti per presentare una batteria di trenta indicatori significa una regola molto stretta: un minuto di commento per ogni indicatore. Si deve provare e riprovare, fino a rispettare esattamente i tempi, conoscendo le battute a memoria, come in una recita teatrale, per durare esattamente trenta minuti.

Non un minuto di più.

Non un minuto di più

Parlai esattamente due minuti e cinquanta secondi, seguendo lo schema mentale del “paracadute”. Ovviamente, il paracadute si trova sull’aereo solo se lo hai portato dietro, e se lo sai usare.

Al termine, l’Ingegnere stette in silenzio per una decina di secondi, che a me parvero un’eternità. Dopo l’infinito, disse solo, con voce incolore:
“E lei se la sentirebbe di dimostrare la validità della sua teoria assumendo la carica di Presidente della nuova società?”

In quei casi, non ci sono tecniche o paracaduti che posso insegnarvi, ma solo la scuola della vita e ciò che avete dentro può darvi la risposta, quando dovete, in pochi secondi, fare una scelta di vita.

 

Giocarsi il progetto della vita in 3 minuti

Nei due esempi sopra riportati, ho presentato due modelli codificati di presentazione dei propri lavori per relazioni di mezz’ora o di un’ora.
Ci sono casi imprenditoriali o professionali, però, nei quali non abbiamo – come detto – tutto quel patrimonio di tempo.

Parlare esattamente per mezz’ora è un’arte, che si impara con molto esercizio, adeguato rigore, applicazione di tecniche precise e solo disponendo degli strumenti adeguati. E’ molto difficile riuscirci, specialmente le prime volte; ecco perché nel Master, durante l’anno, io invito – soprattutto coloro che hanno minore esperienza – a relazioni sul palco, usando questi strumenti, per allenarsi coi colleghi, prima di fare poi interventi in occasioni ufficiali pubbliche concordate.

Ma se spiegare un progetto in un’ora o mezz’ora è difficile, farlo in tre minuti è un incubo.

Se non ci credete, provate a mettervi davanti a uno specchio e a parlare di un progetto che avete gestito o al quale avete lavorato per mesi, scritto relazioni, raccolto una montagna di informazioni e dati, in tre minuti.

Non ci riuscirete mai, improvvisando.

Sentirete il bisogno di affermare: occorre fare una premessa. Solo che, per molti motivi, non avrete mai la possibilità, nella vita reale e non davanti allo specchio, di farla.

Se ne esce solo con la tecnica e gli strumenti adatti.

Ciò che io chiamo “il paracadute” è un foglietto di carta che porto sempre con me nelle riunioni topiche, quando potrebbe capitare l’imprevisto e come ultima risorsa mentale. Si chiama tecnicamente in un modo più formale e cioè:

 

Scheda progetto

 

Saperla scrivere, rispettando un ben preciso format, non è cosa che si improvvisa.

Anzi, è forse l’esercizio più difficile che io conosca.

Prepararla, tenendola gelosamente custodita in un angolo della vostra cartella di lavoro, pronta per essere tirata fuori in emergenza, è importante come la cura che si dovrebbe porre nel preparare il paracadute.

Non l’ho mai insegnata in pubblico.

Quest’anno, lo farò nell’ambito di una precisa giornata di Corso Master Bank, la nona:

Questo il programma dello scorso anno di quella giornata:

Quest’anno, nel modulo di people management insegnerò anche come si prepara ed usa il paracadute.

Si chiama people management perché è il mio personale sistema, codificato in tanti anni di pratica. Il vero problema delle aziende, delle organizzazioni, dei gruppi sociali nei quali operiamo, non è mai di natura tecnica.

Il vero problema è gestire le persone.

Questa è una delle oltre seicento pagine del manuale di quella sola giornata.

 

 

La vita è una commedia

Nella mia mente, tra gli occhi inespressivi, il faldone rosso, il dobermann e la finestra su quella Roma grigia all’antivigilia di Natale, vorticava la domanda:

“E lei se la sentirebbe di dimostrare la validità della sua teoria assumendo la carica di Presidente della nuova società?”

La vita, è davvero una commedia.

In quell’ufficio, come in ogni palco teatrale, tutti e tre eravamo attori in commedia. Tutto fa parte di una recita, di un gioco delle parti che tutti noi più o meno consapevolmente pratichiamo, quotidianamente.

Lo erano le barzellette delle segretarie, il ticchettare dei passi del dobermann, e anche l’austero atteggiarsi del grande manager che risponde alle mail a monosillabi.

Lo era anche il mio, naturalmente.

Mi presi qualche istante per pensare, ricordando le case di paglia che costruivo da ragazzo nella mia amata campagna, gli insegnamenti dei miei genitori, i pomeriggi di vacanza trascorsi in montagna da adulto a prepararmi per insegnare in Università, le serate trascorse a sviluppare i modelli excel in casa mia e i tanti anni dedicati a quella materia, per la quale ora dovevo dimostrare di aver ragione, assumendomi la responsabilità in prima persona.

Poi, lentamente, piegai il paracadute e risposi.

Ma questa è un’altra storia, e si dovrà raccontare un’altra volta.