La gestione documentale nello studio commercialistico secondo la ISO 9001:2015

La ISO 9001:2015, standard internazionale per i sistemi di gestione per la qualità, dedica una particolare attenzione alla gestione documentale. Per uno studio commercialistico, adottare i principi di questa norma significa garantire efficienza operativa, rintracciabilità delle informazioni, riduzione degli errori e un’immagine di professionalità verso clienti e organismi di controllo.

Cosa prevede la ISO 9001:2015 in tema di documenti

La norma non impone un formato specifico, ma stabilisce che le informazioni documentate devono essere:

• identificate e descrittive (titolo, data, autore, codice di riferimento),

• revisionate e approvate prima della diffusione,

• controllate per garantirne disponibilità, protezione e conservazione.

Applicazione pratica in uno studio commercialistico

Vediamo alcuni esempi concreti di come i principi ISO possono essere applicati nella quotidianità di uno studio:

1. Gestione dei contratti con i clienti

Ogni contratto deve essere:

• Numerato in modo univoco (es. CLI-2025-001),

• Salvato in una cartella condivisa accessibile solo a chi di competenza,

• Firmato digitalmente o conservato in versione scansionata,

• Collegato al fascicolo cliente nel gestionale.

Vantaggio ISO: Facilita gli audit interni ed esterni, e migliora la chiarezza nei rapporti con il cliente.

2. Archiviazione delle dichiarazioni fiscali

Le dichiarazioni devono essere:

• Etichettate con codice cliente e anno fiscale,

• Protette contro modifiche (es. PDF firmato),

• Conservate per almeno 10 anni secondo le normative fiscali,

• Associate a una checklist per confermare la presenza di tutti gli allegati richiesti.

Vantaggio ISO: Minimizza il rischio di errori o mancanze in caso di controlli.

3. Manuali interni e procedure operative

Redigere documenti come:

• “Procedura per la gestione dei modelli F24”,

• “Istruzioni per l’invio delle dichiarazioni IVA”.

Questi documenti devono essere revisionati periodicamente, con registro versioni (es. V1.0 – gennaio 2023, V1.1 – giugno 2024).

Vantaggio ISO: Tutti i collaboratori seguono linee guida uniformi, riducendo gli errori e migliorando la formazione dei nuovi assunti.

4. Comunicazioni con i clienti

Utilizzare un sistema di protocollo digitale (es. PEC, CRM o ticket system) per tracciare:

• Le richieste dei clienti,

• Le risposte inviate,

• Le tempistiche di evasione.

Vantaggio ISO: Migliora il servizio clienti e permette analisi di performance.

Strumenti digitali consigliati

Per gestire la documentazione secondo ISO 9001:2015, è utile dotarsi di strumenti come:

• CRM con gestione documentale integrata,

• Cloud sicuro (Google Drive, OneDrive for Business) con permessi di accesso,

• Firma digitale e marca temporale per garantire integrità e validità legale.

• MyMax Work per gestire le informazioni documentate come prevede la ISO 9001

Conclusione

Applicare i principi della ISO 9001:2015 nella gestione documentale non significa solo essere “compliant”, ma costruire uno studio più organizzato, trasparente ed efficiente. È un investimento strategico che si traduce in tempo risparmiato, meno errori e più fiducia da parte dei clienti.

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commercialistico secondo la ISO 9001:2015”

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