Per ogni commercialista, c’è un mese — spesso ogni mese — in cui il tempo stringe e i clienti… spariscono. O peggio, consegnano tutto troppo tardi, in modo disordinato, incompleto, a ridosso delle scadenze. Un classico. Ma se invece di subirlo, trasformassimo questo problema in leva di crescita, innovazione e fidelizzazione?
Ecco come gestire con metodo, professionalità e visione il ritardo cronico dei clienti — senza lagnarsi.
Molti clienti non sono organizzati, non hanno un amministrativo, oppure gestiscono mille cose da soli. Questo è il contesto. Ma non possiamo rinunciare al controllo del nostro tempo.
Il primo passo non è lamentarsi, ma guidare con gentile fermezza: se sei tu il punto di riferimento, sei anche il primo promotore del cambiamento.
👉 Esempio:
“Sig. Rossi, so che è sempre molto preso. Per questo, abbiamo creato un sistema che le permette di inviare i documenti entro il 5 di ogni mese in meno di 10 minuti. Le interessa?”
Molti studi non hanno un protocollo di consegna. Serve una scadenza interna (diversa da quella fiscale), comunicata in modo chiaro, ripetuto e automatizzato.
Imposta un calendario automatico mensile (es. ogni 3 del mese: reminder via email o SMS)
Crea un checklist standard: “5 documenti da mandare”
Usa un portale o una cartella condivisa preconfigurata per ogni cliente
Rendi visibile e trasparente il livello di adempimento (chi ha consegnato, chi no)
👉 Strumenti utili: Google Workspace, OneDrive, Dext, Fatture in Cloud, portali personalizzati
Molti clienti non capiscono perché la tempestività è importante (per te e per loro). Un errore comune è dare per scontato che “dovrebbero saperlo”. Invece, vanno istruiti con leggerezza e continuità.
Organizza mini-video o pillole formative: “Come risparmiare tempo con la contabilità”
Invia una guida in PDF al momento della firma dell’incarico
Premia chi consegna in modo regolare: priorità su richieste extra, piccolo sconto, chiamata di consulenza dedicata
👉 Esempio:
“I clienti che consegnano entro il 5 hanno diritto a ricevere ogni trimestre una scheda di analisi economica gratuita. Un piccolo vantaggio per chi ci aiuta a lavorare meglio.”
Chi consegna in ritardo non può ricevere lo stesso servizio di chi collabora puntualmente. Comunica questo principio con garbo, ma con fermezza.
Implementa un semplificato “semaforo interno”:
Verde: consegna regolare = elaborazione rapida
Giallo: consegna tardiva = elaborazione entro 10 giorni
Rosso: rischio di non evasione = elaborazione solo se ci sono risorse disponibili
👉 Questo non è una punizione, ma un principio di responsabilità condivisa.
Non rimproverare. Spiega, ascolta, proponi soluzioni.
👉 Frasi utili:
“Per garantirle un servizio puntuale, abbiamo bisogno dei documenti entro il 5. Così possiamo evitarle sanzioni e darle informazioni di qualità.”
“Cosa la ostacola di solito nel mandare la documentazione in tempo? Possiamo aiutarla?”
“Se preferisce, possiamo inviarle un reminder automatico ogni mese, o offrire un servizio di raccolta documentale.”
Ogni documento che arriva tardi è un’occasione persa per dare valore: fare analisi, strategia, previsione, suggerire vantaggi fiscali.
Se invece i documenti arrivano presto:
puoi offrire analisi periodiche
puoi fare report di performance trimestrali
puoi diventare partner e non solo fornitore
👉 Il cliente che collabora con te è più fidelizzato, disposto a spendere di più, più soddisfatto.
Non puoi cambiare il carattere dei clienti, ma puoi:
progettare un sistema che li aiuti a fare meglio
comunicare con chiarezza e metodo
premiare chi collabora e gestire chi ritarda
Chi ha un sistema, non si lamenta: agisce, migliora, cresce.
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